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De todas las actividades en las que participamos día a día, la toma de decisiones es probablemente una de las más importantes y paradójicamente aquella para la que nuestras organizaciones se encuentran menos preparadas. En contextos como el actual, donde la velocidad y la capacidad de adaptación determinan quiénes siguen en el juego, se hace cada vez más necesario incentivar la toma de decisiones de alta calidad.
Hay muchos estudios que demuestran el valor de lograr decisiones más robustas. Entre ellos, 5 Key Decision-Making Techniques for Managers, publicado en el Harvard Business Review en marzo de 2020, y en el que se consultó a más de 750 empresas, encontró una correlación del 95% entre la eficacia de la toma de decisiones y los resultados financieros. Sin embargo, 6 de cada 10 ejecutivos consultados en el mismo sondeo creen que al menos la mitad del tiempo que dedican a tomar decisiones es ineficaz. ¿Por qué es tan difícil? ¿Qué factores atentan contra un proceso de decisión?
En mi experiencia profesional he podido observar que muchas empresas acumulan burocracia que ralentiza y complejiza innecesariamente el proceso decisorio; que la toma de decisiones está demasiado centralizada o poco delegada; y que suele ganar el golpe sobre la mesa a los argumentos basados en el análisis de datos confiables, por citar algunos condicionamientos. En épocas de alta incertidumbre, como la que atravesamos, es necesario fortalecer la toma de decisiones con el foco puesto en la calidad, la adaptabilidad y la agilidad. A continuación, les comparto cinco claves para inmunizarnos contra las malas decisiones y preservar la salud de nuestras organizaciones.
Recalculando: un plan anual, todos los días
Si hablamos de entornos más dinámicos y con mayor nivel de incertidumbre, ya no alcanza con el planeamiento que tradicionalmente solía realizarse una vez por año para tomar las decisiones más relevantes de una compañía. Hoy en día las organizaciones necesitan mucha más agilidad, y esto requiere un sistema de planeamiento más continuo y pensando en el negocio, en lugar del clásico presupuesto anual. Me refiero a un ejercicio estratégico periódico que permita tomar las decisiones en el momento oportuno y no según el calendario corporativo.
Para que las personas nos animemos a tomar decisiones en una empresa, necesitamos conocer los objetivos, las líneas estratégicas y las métricas deseadas. De ese modo, podremos asegurarnos de estar actuando de manera alineada y con atención a las variables del contexto. Esto, que parece una verdad de sentido común, todavía hoy representa un gran desafío para las organizaciones: según varios estudios, más de la mitad de los ejecutivos no puede asegurar si las decisiones de sus empresas se encuentran en línea con la estrategia corporativa.
La última palabra ya no la tiene el jefe
En los últimos años las organizaciones han tenido que relacionarse con mayor cantidad de actores y han necesitado adaptar sus diseños a un contexto que cambia a una velocidad cada vez mayor. Se ha pasado de estructuras simples y centralizadas, a estructuras matriciales, con metodologías ágiles y más orgánicas, donde muchos ejecutivos tienen más de un jefe a quien reportar y donde las responsabilidades de decisión son cada vez más difíciles de comprender.
Una empresa tiene que ordenarse alrededor de las decisiones más relevantes, aquellas que mueven la aguja del negocio. Una vez identificadas, debería definirse la estructura más conveniente, teniendo en cuenta que la cantidad de capas condiciona la rapidez de las decisiones. Finalmente, para ganar efectividad organizacional deben establecerse claramente los roles: no solo debe conocerse quién decide, sino también quién recomienda y quiénes brindan información, así como también el requerimiento de “vetos” para eliminar aprobaciones innecesarias.
En un diagnóstico que realizamos para un cliente de consumo masivo con quien trabajamos en Asia, detectamos la posibilidad de mejorar su proceso decisorio simplificando capas y delegando en los niveles inferiores ciertas decisiones que hasta ahora estaban innecesariamente centralizadas. Esto le permitió ganar rapidez y eficiencia, lo cual tuvo un gran impacto en los resultados del negocio.
Cada decisión viene con su manual de instrucciones
Es tan malo no contar con metodologías que permitan garantizar la calidad de las decisiones como tener procesos que, por engorrosos y burocráticos, traben las decisiones y desalienten a quienes tienen que tomarlas. El desafío está en instalar para cada decisión la metodología más adecuada, para que sea tomada de la manera más confiable y en el menor tiempo posible.
El acceso a la mejor información disponible es otro factor clave de la toma de decisiones. Durante muchos años las empresas debieron decidir en contextos donde la información era escasa, pero la situación hoy es claramente diferente. De hecho, contamos con un exceso de información que, lejos de solucionar el problema, ha generado nuevos desafíos alrededor de la eficiencia de los miles de reportes, tableros e informes que se producen, pero rara vez se utilizan.
En este sentido, es necesario practicar un abordaje sencillo pero robusto para el proceso decisorio; rutinas eficientes, con metodologías claras, en las que los participantes correctos cuentan con la información para decidir con el análisis necesario.
Así, fortalecer cada instancia de la toma de decisiones será clave para lograr organizaciones comprometidas con la ejecución y que las partes interesadas responsables aprecien el proceso como sólido y participen activamente.
Dime cómo decides y te diré en qué empresa trabajas
La cultura organizacional sirve de marco de referencia a los miembros de la organización y da las pautas acerca de cómo las personas deben conducirse. En este marco hay empresas que se distinguen por su cultura de decisión: hay casos en los que podemos notar que las decisiones son tomadas por muy pocas personas y no se promueve el empowerment; en otros, existen distintos “escalafones” que dificultan o impiden la toma de decisiones; y en algunos directamente no se toman decisiones por miedo a castigos exagerados ante malos resultados.
Claramente, estas características rompen con la necesidad de ganar agilidad o incorporar el error para aprender y experimentar. Y, si bien no se puede inferir que una cultura es mejor que otra en términos absolutos, se espera que exista una cultura más efectiva que otra en términos de adaptación a su entorno. Aquellas empresas que puedan detectar a tiempo estas oportunidades y actuar en consecuencia gozarán de una gran ventaja competitiva.
Con diploma de decisor
Las habilidades para tomar decisiones son tan importantes como el conocimiento sobre la tarea específica. Los especialistas deben conocer el proceso para decidir y permitirse revisarlo. Ya no sirve el decisor “intuitivo” de quien todos dependían en las organizaciones. Hoy las empresas que quieren triunfar necesitan poder apalancar las mejores prácticas y replicar su manera de hacer las cosas en todas las posiciones claves. Se trata de darle a la gente la capacidad de analizar datos para argumentar sus decisiones, independientemente de la posición que ocupen en la organización.
Un buen decisor debe tener habilidades desarrolladas al menos en tres áreas bien distintas y complementarias: competencias analíticas, para analizar y procesar la información; competencias emocionales, para conocer y administrar el impacto de las emociones en la toma de decisiones; y competencias sociales, que permitan lograr confianza en la delegación de tareas, entender los mecanismos que motivan a las personas para generar compromiso y conocer las claves de la comunicación efectiva.
Abordar las decisiones más difíciles y complejas de la manera apropiada no es sencillo, pero sin duda reporta los mejores resultados. Exige confrontar los temas de alta conflictividad apenas surgen, en lugar de esperar a que se vayan diluyendo en el tiempo, una lección de oro para aquellas empresas que odian los costes de oportunidad tanto como los costes reales que salen de la caja. Se trata de lograr que cada colaborador entienda el impacto que tomar las decisiones e implementarlas correctamente tienen para lograr la estrategia, especialmente en tiempos donde la incertidumbre puede vulnerar seriamente la salud organizacional.
